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Viele Unternehmen stellen noch heute tra­di­tionell Papier­rech­nun­gen aus, während andere ihre Buch­hal­tung bere­its kom­plett dig­i­tal­isiert haben und PDFs ver­wen­den. Bei­des wird in Zukun­ft aus­ge­di­ent haben, denn ab 2025 wer­den der Emp­fang und die Ver­ar­beitung von E‑Rechnungen zur Pflicht. 

Was ist eine E‑Rechnung?

Die E‑Rechnung wird in einem dig­i­tal­en For­mat nach bes­timmten Stan­dards wie XRech­nung oder ZUGFeRD erstellt und weist anders als die klas­sis­che Papi­er- oder die etwas mod­ernere PDF-Rech­nung nicht zwin­gend eine visuelle Darstel­lung auf. Somit lässt sie sich nicht in jedem Fall von Men­schen lesen, kann dafür aber von der passenden Soft­ware blitzschnell und vor allem fehler­frei aus­ge­le­sen wer­den. Überdies ist es möglich, das For­mat entsprechend zu kon­vertieren, sodass die Rech­nung und ihre Inhalte auch für das men­schliche Auge nachvol­lziehbar wer­den. 

Warum wird die E‑Rechnung eingeführt?

Die Ein­führung der E‑Rechnung hat ver­schiedene Hin­ter­gründe und soll dazu führen, dass sich Ein­nah­men und Aus­gaben von Unternehmen bess­er über­prüfen lassen und es deut­lich schwieriger wird, Umsatzs­teuer­be­trug zu bege­hen. Neben den Finanzbe­hör­den prof­i­tieren aber auch die Unternehmen, die solche Rech­nun­gen ausstellen und emp­fan­gen, denn sie kön­nen ihre Buch­hal­tung dadurch deut­lich opti­mieren und zugle­ich die Kosten für Por­to und Brief­pa­pi­er sparen. Dank des schnellen Ausle­sens lässt sich der Prozess der Rech­nungser­fas­sung automa­tisieren, was nicht nur den Aufwand reduziert, son­dern auch dazu führt, dass die Forderun­gen schneller beglichen wer­den. 

Auf wen trifft die E‑Rechnungspflicht zu?

E‑Rechnungen wer­den in Zukun­ft immer dann erstellt wer­den müssen, wenn ein inländis­ches Unternehmen Geschäfte mit einem anderen inländis­chen Unternehmen abwick­elt. Demzu­folge sind sie zunächst für B2B-Aufträge von Bedeu­tung und spie­len im Geschäftsverkehr zwis­chen Unternehmen und pri­vatem End­ver­brauch­er erst ein­mal keine Rolle. 

Was gilt ab 1. Januar 2025?

Unternehmen, die mit öffentlichen Auf­tragge­bern Geschäfte machen, sind seit 2020 zur Ausstel­lung und Ver­ar­beitung von E‑Rechnungen verpflichtet, sodass die Prax­is bere­its erprobt wor­den ist. Ab dem 1. Jan­u­ar 2025 müssen auch alle anderen Unternehmen in der Lage sein, E‑Rechnungen von ihren Auf­tragge­bern zu emp­fan­gen, ord­nungs­gemäß zu ver­ar­beit­en und zu archivieren. 

Sie müssen allerd­ings selb­st noch keine E‑Rechnungen ausstellen, son­dern kön­nen bis zum 31. Dezem­ber 2026 weit­er­hin auf Papi­er oder PDF-Dateien set­zen. Dazu müssen sie sich allerd­ings die Zus­tim­mung des Rech­nungsempfängers ein­holen. Wenn dieser aber auf eine E‑Rechnung beste­ht, muss sie aus­gestellt wer­den. 

Unternehmen mit einem Jahre­sum­satz von weniger als 800.000 Euro haben sog­ar noch etwas mehr Zeit für die Umstel­lung, denn sie dür­fen bis Ende 2027 mit Zus­tim­mung des Empfängers PDF- und Papier­rech­nun­gen ver­schick­en. Ab 2028 sollen dann alle Unternehmen, und zwar unab­hängig von ihrer Größe und ihrem Umsatz, zur E‑Rechnung wech­seln. 

Wie können Unternehmen die E‑Rechnungspflicht erfüllen?

Wer bish­er nur Papier­rech­nun­gen aus­gestellt hat, sollte nicht in Panik ver­fall­en, denn für die Anfer­ti­gung der E‑Rechnung wird lediglich eine passende Soft­ware benötigt. Diese sollte Rech­nun­gen im entsprechen­den For­mat erstellen kön­nen und gle­ichzeit­ig in der Lage sein, emp­fan­gene E‑Rechnungen auszule­sen und zu archivieren. Die Archivierung selb­st muss der­art gestalt­bar sein, dass die Rech­nun­gen unverän­der­lich gespe­ichert wer­den. Wenn die Rech­nun­gen direkt in der Buch­hal­tungssoft­ware archiviert wer­den sollen, ist bei der Auswahl darauf zu acht­en, dass das Pro­gramm den Anforderun­gen der GoBD gerecht wird. 

Ist eine Buchhaltungssoftware unbedingt notwendig?

Ohne das entsprechende Pro­gramm wird es nicht möglich sein, E‑Rechnungen zu erstellen und zu ver­ar­beit­en, weshalb Unternehmen nicht darum herumkom­men, sich mit diesem The­ma zu beschäfti­gen und einen passenden Anbi­eter auszusuchen. Wer bere­its eine Buch­hal­tungssoft­ware benutzt, sollte schon jet­zt über­prüfen, ob diese ab 2025 den Emp­fang und die Erstel­lung von E‑Rechnungen ermöglichen wird oder ob entsprechende Erweiterun­gen erhältlich sein wer­den. Wenn das nicht der Fall ist, sollte die Soft­ware gewech­selt wer­den. 

Überdies ist es empfehlenswert, die Mitar­beit­er mit den rechtlichen Regelun­gen rund um die E‑Rechnung ver­traut zu machen und sie in der Erstel­lung des neuen For­mats einzuweisen, sodass nach der Umstel­lung im Unternehmen alle Prozesse prob­lem­los weit­er­laufen. Das gelingt zum Beispiel mit geeigneten Schu­lun­gen, die entwed­er über externe Anbi­eter gebucht oder unternehmensin­tern durchge­führt wer­den kön­nen.