Neue Regeln ab 2025:
Was die E-Rechnungspflicht ist und wen sie betrifft

Seit dem 1. Januar ist die elektronische Rechnungsstellung für Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen Pflicht. Die Umstellung ist im Wachstumschancengesetz festgelegt und markiert einen Meilenstein in der Digitalisierung. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen? Steuerberaterin Monika Brüning gibt Einblicke und klärt die wichtigsten Fragen.

Warum wurde die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?

Sie soll die Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft fördern. Insbesondere vereinfacht sie Prozesse im Rechnungswesen: Manuelle Datenerfassung entfällt, das spart Zeit und reduziert Fehler. Unternehmen können durch die nahtlose Weiterverarbeitung digitaler Buchungsbelege Kosten senken und die Effizienz steigern. Langfristig unterstützt diese Maßnahme die Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeit, indem sie Papierverbrauch und Verwaltungsaufwand minimiert.

Was ist bei E-Rechnun-gen anders als bisher?

Seit diesem Jahr gelten nur noch strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 als E-Rechnung. Einfach per E-Mail versandte PDFs oder Papierrechnungen erfüllen die Anforderungen nicht mehr. Ziel ist eine automatisierte Verarbeitung, die sowohl Unternehmen als auch der Finanzverwaltung Vorteile bietet. Die Regelung betrifft ausschließlich Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also das B2B-Geschäft.

Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung zur E-Rechnung?

Ja, einige Ausnahmen bleiben bestehen. Die Verpflichtung gilt nicht für Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze) oder für steuerfreie Umsätze, etwa in der Vermietung oder im Finanzsektor. Auch Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen. Darüber hinaus erlaubt eine Übergangsregelung bis Ende 2026, Rechnungen in bisherigen Formaten auszustellen, insbesondere für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro.

Müssen E-Rechnungen auch für Barkäufe ausgestellt werden?

Auch wenn zum Beispiel ein Geschäftsessen oder ein Materialeinkauf bar gezahlt werden, gelten keine Sonderregeln. Ab 250 Euro ist eine E-Rechnung nötig, falls keine Übergangsregelung gilt. Ein Kassenbeleg kann vor Ort erstellt und später durch eine E-Rechnung per E-Mail ergänzt werden.

Wie können Unternehmen die neuen Anforderungen umsetzen?

Sie sollten sicherstellen, dass ihre IT-Systeme kompatibel mit strukturierten Formaten wie XRechnung sind. Softwarelösungen und Dienstleister können dabei unterstützen. Kleinere Betriebe benötigen oft nur ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen empfangen zu können. Zudem sollten Mitarbeiter ge- schult und Geschäftspartner über die Änderungen informiert werden. Das minimiert Risiken und ermöglicht eine reibungslose Umstellung.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Verbraucher?

Effizientere Prozesse in Unternehmen können zu Kostensenkungen und schnelleren Bearbeitungszeiten führen. E-Rechnungen lassen sich leichter archivieren und wiederfinden – weniger Papierkram eben.