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Eine Messe ausrichten – Was ist wichtig?

Messen sind perfekte Gelegenheiten, um neue Menschen kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen und sich über Neues zu informieren. Allerdings ist die Ausrichtung mit viel Aufwand verbunden und sollte gut geplant werden.

  • Veröffentlicht September 16, 2022
Bild von Thorbjörn Ruppel auf Pixabay

Messen sind perfekte Gelegenheiten, um neue Menschen kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen und sich über Neues zu informieren. Allerdings ist die Ausrichtung mit viel Aufwand verbunden und sollte gut geplant werden. Doch worauf sollte geachtet werden? Was muss organisiert werden?

 

Die Planung – Voraussetzung zum Erfolg

Damit eine Messe erfolgreich stattfinden kann, muss im Voraus viel organisiert und geplant werden. Je nach der Größe des Events kann dies bereits mehrere Jahre vor dem eigentlichen Termin beginnen, damit rechtzeitig alle Fakten geklärt sind.

Direkt zu Beginn sollte der Ort festgelegt werden, an dem die Messe stattfinden soll. Dazu gehört auch die Wahl der Location, da genügend Platz für Stände und die Besucher vorhanden sein sollte. Vor allem für große Veranstaltungen bietet sich eine Messe- oder Industriehalle an. Damit geht zusätzlich einher, dass der Termin festgelegt werden sollte, da besonders solche Hallen für mehrere Tage zur Verfügung stehen und rechtzeitig gebucht werden sollten.

Sobald Location und Datum festgelegt sind, müssen die Aussteller akquiriert werden. Dazu sind Werbe- und Einladungsschreiben hilfreich, die für Aufmerksamkeit sorgen. Sobald sich die Aussteller zurückmelden, ist es wichtig, einen Standplan zu erstellen, auf dem die genauen Plätze vermerkt werden. So kann es beispielsweise thematische Abschnitte geben, die in der Nähe immer ein wenig Platz haben, um ins Gespräch zu kommen und etwas zu verweilen. Dafür ist es empfehlenswert, über Stände mit Getränken und einem Catering nachzudenken, da diese Besucher motivieren können, länger zu bleiben und sich rundherum wohlzufühlen.

Sobald die ganzen „harten Fakten“ stehen, sollte die Werbung in den Fokus rücken, damit die Messe von vielen Menschen besucht wird. Dafür ist eine eigene Webseite, auf der beispielsweise die Aussteller, die Öffnungszeiten, die Preise und die Anfahrt ersichtlich sind, sehr sinnvoll. Ebenso sollten Social Media Kampagnen und Flyer für Aufmerksamkeit sorgen.

 

Kurz vor Beginn – Aufbau und Optik

Bevor die Messe eröffnet werden kann, ist es wichtig, genügend Zeit einzuplanen, um die Stände für die Aussteller vorzubereiten und diese auspacken zu lassen. Wenn dies rechtzeitig geschieht, wird die Stimmung mit Vorfreude und ohne jeglichen Stress gefüllt sein, sodass sich alle wohlfühlen. Wenn es dann so weit ist, bietet sich ein letzter Rundgang an, bei dem etwaige Mängel und Probleme gesichtet und behoben werden können, sodass die Messe nur noch ein Erfolg werden kann.

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Redaktion

der digitalen Tageszeitung Schwerin-Lokal. Kontakt: redaktion@schwerin-lokal.de

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