Personalarbeit digital: So finden Unternehmen geeignete HR-Software

Um den Anforderungen des digitalen Wandels gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihr Geschäftsmodell anpassen oder gegebenenfalls sogar neu entwickeln. Damit gehen tiefgreifende strategische und organisatorische Veränderungen einher. Mit dem digitalen Wandel ändert sich das gesamte Arbeitsumfeld – und davon ist jeder einzelne Mitarbeiter im Unternehmen betroffen. Für Personalverantwortliche bedeutet das eine doppelte Herausforderung. Denn einerseits werden neue Führungs-, Kommunikations- und Interaktionsansätze notwendig, um die Mitarbeiter bei den Veränderungsprozessen bestmöglich unterstützen zu können. Andererseits müssen HR-Abteilungen ihre Arbeit auf die Potenziale und Anforderungen der Digitalisierung ausrichten.

Laut einer Studie von Kienbaum Consulting verbringen Personalverantwortliche im Schnitt rund 39 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungsaufgaben und überschreiten damit den eigentlich dafür vorgesehenen Anteil von 15 bis 20 Prozent. Dabei könnte insbesondere bei Organisationsarbeiten eine leistungsstarke HR-Software – richtig ausgesucht und im Unternehmen implementiert – für Entlastung sorgen. Vereinfachte digitale Lohnabrechnung als eine der wichtigsten Funktionen, die HR-Lösungen von Anbietern wie Personio bieten, die automatische Erstellung von Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung der Stammdaten durch die Mitarbeiter, das Bewerbermanagement, Onboarding – bei all dem sparen Personalverantwortliche mit der richtigen Software nicht nur eine Menge Zeit, sondern langfristig auch Geld. Doch worauf ist bei der Auswahl und der Einführung einer leistungsstarken HR-Software überhaupt zu achten?

Der Weg zur passenden HR-Software

• Überblick verschaffen: Bevor eines der zahlreichen Produkte in die engere Auswahl kommt, sollten sich Personalverantwortliche folgende Fragen stellen: Wofür genau wird die Software benötigt? Und welche Stakeholder (IT, Finanzen, Management, Belegschaft?) profitieren von welchen Funktionen? Eine Liste mit den wichtigsten Anforderungen, die eine Software erfüllen muss, erleichtert die Entscheidung enorm. Von Vorteil kann es außerdem sein, gezielt Schwerpunkte zu setzen – beispielsweise in Hinsicht auf Recruiting, Management oder Performance.
• Gut vorbereiten: Die Einführung einer HR-Software bringt zahlreiche Veränderungen mit sich und muss dementsprechend sorgfältig vorbereitet werden. Am besten wird von vornherein festgelegt, wie lange die Einführung dauern und wann sie spätestens abgeschlossen sein soll. Vor dem Kauf ist die Software ausgiebig zu testen. Dabei sollten Personalverantwortliche sie in erster Linie mit den eigenen Anforderungen abgleichen.
• Überzeugende Argumente liefern: Um die Budget-Entscheider von einer Einführung der Software überzeugen zu können, sollte ihre Rentabilität genau belegt und Zahlen und Fakten vorbereitet werden, die für die HR-Lösung sprechen. Erst dann steht dem Kauf und der Implementation des digitalen Multitalents nicht mehr im Wege.