Personalarbeit digital: So finden Unternehmen geeignete HR-Software

Um den Anforderun­gen des dig­i­tal­en Wan­dels gerecht zu wer­den, müssen Unternehmen ihr Geschäftsmod­ell anpassen oder gegebe­nen­falls sog­ar neu entwick­eln. Damit gehen tief­greifende strate­gis­che und organ­isatorische Verän­derun­gen ein­her. Mit dem dig­i­tal­en Wan­del ändert sich das gesamte Arbeit­sum­feld – und davon ist jed­er einzelne Mitar­beit­er im Unternehmen betrof­fen. Für Per­son­alver­ant­wortliche bedeutet das eine dop­pelte Her­aus­forderung. Denn ein­er­seits wer­den neue Führungs‑, Kom­mu­nika­tions- und Inter­ak­tion­san­sätze notwendig, um die Mitar­beit­er bei den Verän­derung­sprozessen best­möglich unter­stützen zu kön­nen. Ander­er­seits müssen HR-Abteilun­gen ihre Arbeit auf die Poten­ziale und Anforderun­gen der Dig­i­tal­isierung aus­richt­en.

Laut ein­er Studie von Kien­baum Con­sult­ing ver­brin­gen Per­son­alver­ant­wortliche im Schnitt rund 39 Prozent ihrer Arbeit­szeit mit Ver­wal­tungsauf­gaben und über­schre­it­en damit den eigentlich dafür vorge­se­henen Anteil von 15 bis 20 Prozent. Dabei kön­nte ins­beson­dere bei Organ­i­sa­tion­sar­beit­en eine leis­tungsstarke HR-Soft­ware – richtig aus­ge­sucht und im Unternehmen imple­men­tiert – für Ent­las­tung sor­gen. Vere­in­fachte dig­i­tale Lohnabrech­nung als eine der wichtig­sten Funk­tio­nen, die HR-Lösun­gen von Anbi­etern wie Per­so­nio bieten, die automa­tis­che Erstel­lung von Gehaltsabrech­nun­gen, die Ver­wal­tung der Stam­m­dat­en durch die Mitar­beit­er, das Bewer­ber­man­age­ment, Onboard­ing – bei all dem sparen Per­son­alver­ant­wortliche mit der richti­gen Soft­ware nicht nur eine Menge Zeit, son­dern langfristig auch Geld. Doch worauf ist bei der Auswahl und der Ein­führung ein­er leis­tungsstarken HR-Soft­ware über­haupt zu acht­en?

Der Weg zur passenden HR-Software

• Überblick ver­schaf­fen: Bevor eines der zahlre­ichen Pro­duk­te in die engere Auswahl kommt, soll­ten sich Per­son­alver­ant­wortliche fol­gende Fra­gen stellen: Wofür genau wird die Soft­ware benötigt? Und welche Stake­hold­er (IT, Finanzen, Man­age­ment, Belegschaft?) prof­i­tieren von welchen Funk­tio­nen? Eine Liste mit den wichtig­sten Anforderun­gen, die eine Soft­ware erfüllen muss, erle­ichtert die Entschei­dung enorm. Von Vorteil kann es außer­dem sein, gezielt Schw­er­punk­te zu set­zen – beispiel­sweise in Hin­sicht auf Recruit­ing, Man­age­ment oder Per­for­mance.
• Gut vor­bere­it­en: Die Ein­führung ein­er HR-Soft­ware bringt zahlre­iche Verän­derun­gen mit sich und muss dementsprechend sorgfältig vor­bere­it­et wer­den. Am besten wird von vorn­here­in fest­gelegt, wie lange die Ein­führung dauern und wann sie spätestens abgeschlossen sein soll. Vor dem Kauf ist die Soft­ware aus­giebig zu testen. Dabei soll­ten Per­son­alver­ant­wortliche sie in erster Lin­ie mit den eige­nen Anforderun­gen abgle­ichen.
• Überzeu­gende Argu­mente liefern: Um die Bud­get-Entschei­der von ein­er Ein­führung der Soft­ware überzeu­gen zu kön­nen, sollte ihre Rentabil­ität genau belegt und Zahlen und Fak­ten vor­bere­it­et wer­den, die für die HR-Lösung sprechen. Erst dann ste­ht dem Kauf und der Imple­men­ta­tion des dig­i­tal­en Mul­ti­tal­ents nicht mehr im Wege.