Die Zukunft in einer digitalen Unternehmenswelt

Die Welt wird immer digitaler und nachhaltiger. Spätestens seitdem die Politik mit der Agenda 2030 eine neue Richtung eingeschlagen hat, finden Begriffe wie Neuausrichtung und nachhaltiges Wirtschaften eine neue Bedeutung. Man kann dort nachhaltiger agieren, wo viele Menschen beschäftigt sind. Meist sind es Unternehmen, die Millionen Menschen beschäftigen. Das Einsparungspotenzial bekommen Unternehmen defacto auch kostenlos dazu. Ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg in digitale Unternehmenszukunft wird mit der digitalen Personalakte fixiert. Mithilfe von innovativen SW-Lösungen können alle Daten erfasst und im System gespeichert werden. Damit sollen sich Unternehmen die Anschaffung von großen Aktenschränken sparen, die man durch die digitale Personalakte nicht mehr notwendig hat.

Personalien der Mitarbeiter werden zunehmend digital erfasst

Ein Ziel der Agenda 2030 ist auch das Einschränken der weltweiten Papierflut. Es ist nachvollziehbar, dass die Digitalisierung auch das Einsparungspotenzial bringt, da für die Datenverarbeitung kein Papier mehr notwendig sein wird. Der gesamte Schriftverkehr erfolgt auf digitalem Wege und Papierformate werden defacto nicht mehr benötigt. Viele Unternehmen stehen aber noch am Anfang dieser Entwicklung und Berater müssen ihnen bei der Umsetzung des Projektes helfen. Dazu muss man allerdings erst genau verstehen, worum es bei der digitalen Personalakte überhaupt geht. Im Prinzip muss man sich die digitale Personalakte wie ein Dokumentenmanagement-System vorstellen. Im Vergleich dazu halten viele Unternehmen Ihre Personalagenden noch in einem Papierakt fest. Das Ziel ist nun, dass man den gesamten Inhalt des Aktes in einen digitalen Akt verpackt und dort aufbewahrt. Wenn ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin neu eingestellt wird, dann füllt sich der Personalakt in der Regel.

Digitalisierung fördert den Nachhaltigkeitsgedanken

Dazu kommt, dass man ihn laufend weiterbearbeitet. Im Personalakt befinden sich Informationen, wie zum Beispiel der Arbeitsvertrag, ein Arbeitszeugnis, die Beurteilung oder die Abmahnungen des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin. Auch Gehaltsmitteilungen oder Lohnsteuerunterlagen sind im Personalakt enthalten. Je länger ein Mitarbeiter im Betrieb beschäftigt ist, desto dicker wird der Akt meist. Dazu kommen zum Beispiel auch Beförderungen des Mitarbeiters. Mit jeder Beförderung erhält der Mitarbeiter meist eine Gehaltserhöhung. Auch dieser Sachverhalt wird im Personalakt festgehalten. Am Jahresende kommen auch noch Leistungsbeurteilungen und Jahresmeldungen hinzu. Je mehr Schriftverkehr anfällt, desto dicker wird auch der Personalakt des Mitarbeiters und belastet im Papierformat die Umwelt.