Optimierung des Rechnungsmanagements von Unternehmen: Die digitale Rechnungsfreigabe

Damit ein Unternehmen ein­wand­frei läuft, ist unter anderem eine gut funk­tion­ierende Finan­z­abteilung von­nöten. Eine Haup­tauf­gabe der Buch­hal­tung ist es dabei, ange­fal­l­ene Rech­nun­gen zu ver­wal­ten. Dazu gehört eben­so die Rech­nungs­freiga­be, die bish­er sehr viel Zeit und Arbeit in Anspruch genom­men hat. Um diesen Prozess zu opti­mieren, bietet sich mit­tler­weile die soge­nan­nte dig­i­tale Rech­nungs­freiga­be an, mit der man Rech­nun­gen um einiges schneller als auch effizien­ter bear­beit­en kann. Was genau man darunter ver­ste­ht, welche Vorteile sich dabei für Unternehmen ergeben und wie eine erfol­gre­iche Umset­zung aussieht, ist im Fol­gen­den zusam­menge­fasst.

Digitale Rechnungsfreigabe: Definition

Diese Prozes­sop­ti­mierung bezieht sich auf das elek­tro­n­is­che Ver­ar­beit­en und Freigeben von Rech­nun­gen und umfasst somit die gesamte Abwick­lung der Rech­nungs­bear­beitung. Ange­fan­gen von der Erfas­sung, über die Über­prü­fung des Doku­ments, bis hin zur Genehmi­gung wer­den all diese Schritte über­nom­men. Somit kann sich die Buch­hal­tung vor allem eines sparen: Zeit und Arbeit. Das ist auch der Grund, weshalb die dig­i­tale Rech­nungs­freiga­be beson­ders in den let­zten Jahren für das Finanzteam stark an Bedeu­tung gewon­nen hat. Denn nur kor­rekt aus­ge­füllte und geset­zeskon­forme Rech­nun­gen kön­nen bezahlt wer­den, da es andern­falls zu Zahlungsverzögerun­gen oder weit­eren rechtlichen Kon­se­quen­zen kom­men kann. Mit der Ver­wen­dung dieser Erneuerung wird dem­nach sichergestellt, dass der Vor­gang der Rech­nungs­bear­beitung kor­rekt ver­ar­beit­et und voll­ständig beglichen wird, wodurch die Fehler­an­fäl­ligkeit stark sinkt. Die Doku­mente wer­den dabei entwed­er per E‑Mail oder über die elek­tro­n­is­che Rech­nungs­man­age­ment-Lösung erfasst, wodurch der bish­erige papier­basierte Ablauf zur Gänze mit ein­er dig­i­tal­en Abwick­lung erset­zt wird. Dies erle­ichtert nicht nur gewöhn­liche Rech­nungs­freiga­ben, son­dern beispiel­sweise auch das Hand­haben von Reisekostenabrech­nun­gen.

Die dig­i­tale Rech­nungs­freiga­be ist grund­sät­zlich an eine Rech­nungs­man­age­ment-Lösung gebun­den, die zudem automa­tisch Doku­mente spe­ichert, rel­e­vante Unter­la­gen ver­wal­tet und die Kom­mu­nika­tion mit Exter­nen verbessert. Auf­grund all dieser Neuerun­gen ste­ht auf jeden Fall fest, dass die Finan­z­abteilung ent­lastet, eine erhöhte Trans­parenz geboten und eine gesteigerte Sicher­heit gewährleis­tet wird.

Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe für Unternehmen

Die dig­i­tale Rech­nungs­freiga­be ent­lastet nicht nur das Finanzteam bei ihren Auf­gaben, son­dern bringt des Weit­eren noch viele weit­ere Vorteile mit sich:

• Zeit- und Kosten­erspar­nis: Den papier­basierten Ablauf gibt es so nicht mehr, wodurch man sich zum einen schon­mal die Kosten für Papi­er, Druck, Por­to und Archivierung spart. Noch dazu benötigt das Bear­beit­en und Freigeben von Rech­nun­gen viel weniger Zeit, die die Buch­hal­tung für ander­weit­ige Auf­gaben nutzen und somit effizien­ter arbeit­en kann.
• Reduzierte Fehler­an­fäl­ligkeit: Rech­nun­gen müssen stets auf Rechen- oder Inhalts­fehler geprüft wer­den, wobei sich bei dieser Kon­trolle häu­fig Fehler ein­schle­ichen kön­nen. Wenn die geset­zlich vorgeschriebe­nen Rech­nungs­stan­dards allerd­ings nicht erfüllt wer­den, kön­nen unbe­ab­sichtigte Miss­geschicke zu rechtlichen Fol­gen für das Unternehmen führen.
• Erhöhte Sicher­heit und Trans­parenz: Rech­nun­gen in Papier­form kön­nen leicht beschädigt oder sog­ar ver­loren gehen und auch das richtige Able­gen der Unter­la­gen ist mit einem hohen Zeitaufwand ver­bun­den. Um Rech­nun­gen daher schnell­st­möglich find­en und bere­it­stellen zu kön­nen, ist die beste Lösung, das automa­tis­che Archivieren mit­tels eines Rech­nungs­man­age­ment-Sys­tems. So wird eine verbesserte Trans­parenz geboten und häu­fig gehen damit weit­ere Sicher­heits­funk­tio­nen, wie Ver­schlüs­selun­gen oder Authen­tifizierun­gen, mit ein.
• Effizienz und Nach­haltigkeit: Dadurch, dass Papi­er als Ressource stark reduziert und einges­part wird, ver­ringert sich zugle­ich der CO₂-Ausstoß eines Unternehmens. Eben­falls gestal­ten sich diverse buch­hal­ter­ische Auf­gaben, auf­grund der dig­i­tal­en Rech­nungs­freiga­be, viel effizien­ter und sind somit förder­lich­er für das Unternehmen selb­st.

Natür­lich ist diese Umstel­lung ger­ade zu Beginn mit höheren Kosten ver­bun­den und bedarf am Anfang einiges an Zeit und Gewöh­nung, bis sich die Mitar­beit­er an die Erneuerung angepasst haben. Den­noch prof­i­tiert ein Unternehmen auf Dauer gese­hen sehr stark von dieser Prozes­sop­ti­mierung.

Wie wird die digitale Rechnungsfreigabe optimal in ein Unternehmen eingebunden?

Damit alle Funk­tio­nen ein­er dig­i­tal­en Rech­nungs­freiga­be vol­lum­fänglich genutzt wer­den kön­nen, gibt es bei der Ein­führung ein paar Dinge zu beacht­en:

1. Ver­wen­dung ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nungs­man­age­ment-Lösung: Im besten Fall ist die dig­i­tale Rech­nungs­freiga­be an ein indi­vidu­ell angepasstes Rech­nungs­man­age­ment-Sys­tem ange­bun­den. Je nach Branche und Unternehmensgröße gibt es dafür unter­schiedliche Funk­tions- und Preis­mod­elle, weshalb sich für jeden ein geeignetes Ange­bot find­en lässt. Zudem lassen sich solche Sys­teme opti­mal mit anderen tech­nis­chen Erweiterun­gen, wie virtuelle Kred­itkarte, ergänzen. Nur so kann eine ein­wand­freie Erfas­sung, Über­prü­fung, Genehmi­gung und Archivierung der einge­hen­den Rech­nun­gen gewährleis­tet wer­den.
2. Ein­bindung rel­e­van­ter Angestell­ter: Für einen opti­mierten Prozess müssen natür­lich alle betrof­fe­nen Mitar­beit­er einge­bun­den wer­den. Dazu zählen nicht nur Arbeit­nehmer aus der Finan­z­abteilung, son­dern eben­so aus dem Einkauf und dem Rech­nungswe­sen. Dabei ist es empfehlenswert, zu Beginn Work­shops anzu­bi­eten, um sich mit dem neuen Sys­tem und der entsprechen­den Bedi­enung ver­traut zu machen.
3. Prozessstruk­turen und Regeln auf­stellen: Vor Benutzung ein­er dig­i­tal­en Rech­nungs­freiga­be müssen zuvor sämtliche Freiga­bekri­te­rien fest­gelegt und die jew­eili­gen Ver­ant­wortlichkeit­en verteilt wer­den. Je detail­lierte diese Regeln und Struk­turen definiert sind, desto klar­er und effizien­ter gestal­tet sich am Ende auch der gesamte Freiga­be­prozess.
4. Kom­mu­nika­tion mit Exter­nen: Eine Voraus­set­zung für eine funk­tion­ierende dig­i­tale Rech­nungs­freiga­be ist, die Rech­nun­gen von Liefer­an­ten elek­tro­n­isch emp­fan­gen und ver­ar­beit­en zu kön­nen. Darauf muss in der Kom­mu­nika­tion mit Kun­den, Liefer­an­ten und weit­eren Drit­ten unbe­d­ingt hingewiesen wer­den, damit solche Doku­mente nicht ver­loren gehen.

In der Regel wird man beim Erwerb ein­er dig­i­tal­en Rech­nungs­freiga­be samt Rech­nungs­man­age­ment-Sys­tem auf die wichtig­sten Umset­zungskri­te­rien und eventuell auf­tauchen­den Hür­den hingewiesen und erhält Tipps für eine erfol­gre­iche Ein­führung.

Fazit

Heutzu­tage gibt es viele dig­i­tale Lösun­gen, die einem Unternehmen sowohl viele Vorteile als auch Erle­ichterun­gen brin­gen. Ger­ade auf die Finan­z­abteilung bezo­gen, bietet sich hier­bei die dig­i­tale Rech­nungs­freiga­be an. Diese Prozes­sop­ti­mierung ist an eine Rech­nungs­man­age­ment-Lösung gebun­den und führt unter anderem zu Kosten- und Zeit­erspar­nissen, ein­er Reduzierung der Fehler­an­fäl­ligkeit und zu ein­er verbesserten Trans­parenz. All diese Vorteile, und sog­ar noch mehr, unter­stützen die Buch­hal­tung und führen zu ein­er effizien­teren und voll­ständi­gen Rech­nungs­freiga­be.