Optimierung des Rechnungsmanagements von Unternehmen: Die digitale Rechnungsfreigabe

Damit ein Unternehmen einwandfrei läuft, ist unter anderem eine gut funktionierende Finanzabteilung vonnöten. Eine Hauptaufgabe der Buchhaltung ist es dabei, angefallene Rechnungen zu verwalten. Dazu gehört ebenso die Rechnungsfreigabe, die bisher sehr viel Zeit und Arbeit in Anspruch genommen hat. Um diesen Prozess zu optimieren, bietet sich mittlerweile die sogenannte digitale Rechnungsfreigabe an, mit der man Rechnungen um einiges schneller als auch effizienter bearbeiten kann. Was genau man darunter versteht, welche Vorteile sich dabei für Unternehmen ergeben und wie eine erfolgreiche Umsetzung aussieht, ist im Folgenden zusammengefasst.

Digitale Rechnungsfreigabe: Definition

Diese Prozessoptimierung bezieht sich auf das elektronische Verarbeiten und Freigeben von Rechnungen und umfasst somit die gesamte Abwicklung der Rechnungsbearbeitung. Angefangen von der Erfassung, über die Überprüfung des Dokuments, bis hin zur Genehmigung werden all diese Schritte übernommen. Somit kann sich die Buchhaltung vor allem eines sparen: Zeit und Arbeit. Das ist auch der Grund, weshalb die digitale Rechnungsfreigabe besonders in den letzten Jahren für das Finanzteam stark an Bedeutung gewonnen hat. Denn nur korrekt ausgefüllte und gesetzeskonforme Rechnungen können bezahlt werden, da es andernfalls zu Zahlungsverzögerungen oder weiteren rechtlichen Konsequenzen kommen kann. Mit der Verwendung dieser Erneuerung wird demnach sichergestellt, dass der Vorgang der Rechnungsbearbeitung korrekt verarbeitet und vollständig beglichen wird, wodurch die Fehleranfälligkeit stark sinkt. Die Dokumente werden dabei entweder per E-Mail oder über die elektronische Rechnungsmanagement-Lösung erfasst, wodurch der bisherige papierbasierte Ablauf zur Gänze mit einer digitalen Abwicklung ersetzt wird. Dies erleichtert nicht nur gewöhnliche Rechnungsfreigaben, sondern beispielsweise auch das Handhaben von Reisekostenabrechnungen.

Die digitale Rechnungsfreigabe ist grundsätzlich an eine Rechnungsmanagement-Lösung gebunden, die zudem automatisch Dokumente speichert, relevante Unterlagen verwaltet und die Kommunikation mit Externen verbessert. Aufgrund all dieser Neuerungen steht auf jeden Fall fest, dass die Finanzabteilung entlastet, eine erhöhte Transparenz geboten und eine gesteigerte Sicherheit gewährleistet wird.

Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe für Unternehmen

Die digitale Rechnungsfreigabe entlastet nicht nur das Finanzteam bei ihren Aufgaben, sondern bringt des Weiteren noch viele weitere Vorteile mit sich:

• Zeit- und Kostenersparnis: Den papierbasierten Ablauf gibt es so nicht mehr, wodurch man sich zum einen schonmal die Kosten für Papier, Druck, Porto und Archivierung spart. Noch dazu benötigt das Bearbeiten und Freigeben von Rechnungen viel weniger Zeit, die die Buchhaltung für anderweitige Aufgaben nutzen und somit effizienter arbeiten kann.
• Reduzierte Fehleranfälligkeit: Rechnungen müssen stets auf Rechen- oder Inhaltsfehler geprüft werden, wobei sich bei dieser Kontrolle häufig Fehler einschleichen können. Wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsstandards allerdings nicht erfüllt werden, können unbeabsichtigte Missgeschicke zu rechtlichen Folgen für das Unternehmen führen.
• Erhöhte Sicherheit und Transparenz: Rechnungen in Papierform können leicht beschädigt oder sogar verloren gehen und auch das richtige Ablegen der Unterlagen ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Um Rechnungen daher schnellstmöglich finden und bereitstellen zu können, ist die beste Lösung, das automatische Archivieren mittels eines Rechnungsmanagement-Systems. So wird eine verbesserte Transparenz geboten und häufig gehen damit weitere Sicherheitsfunktionen, wie Verschlüsselungen oder Authentifizierungen, mit ein.
• Effizienz und Nachhaltigkeit: Dadurch, dass Papier als Ressource stark reduziert und eingespart wird, verringert sich zugleich der CO₂-Ausstoß eines Unternehmens. Ebenfalls gestalten sich diverse buchhalterische Aufgaben, aufgrund der digitalen Rechnungsfreigabe, viel effizienter und sind somit förderlicher für das Unternehmen selbst.

 

Natürlich ist diese Umstellung gerade zu Beginn mit höheren Kosten verbunden und bedarf am Anfang einiges an Zeit und Gewöhnung, bis sich die Mitarbeiter an die Erneuerung angepasst haben. Dennoch profitiert ein Unternehmen auf Dauer gesehen sehr stark von dieser Prozessoptimierung.

Wie wird die digitale Rechnungsfreigabe optimal in ein Unternehmen eingebunden?

Damit alle Funktionen einer digitalen Rechnungsfreigabe vollumfänglich genutzt werden können, gibt es bei der Einführung ein paar Dinge zu beachten:

1. Verwendung einer elektronischen Rechnungsmanagement-Lösung: Im besten Fall ist die digitale Rechnungsfreigabe an ein individuell angepasstes Rechnungsmanagement-System angebunden. Je nach Branche und Unternehmensgröße gibt es dafür unterschiedliche Funktions- und Preismodelle, weshalb sich für jeden ein geeignetes Angebot finden lässt. Zudem lassen sich solche Systeme optimal mit anderen technischen Erweiterungen, wie virtuelle Kreditkarte, ergänzen. Nur so kann eine einwandfreie Erfassung, Überprüfung, Genehmigung und Archivierung der eingehenden Rechnungen gewährleistet werden.
2. Einbindung relevanter Angestellter: Für einen optimierten Prozess müssen natürlich alle betroffenen Mitarbeiter eingebunden werden. Dazu zählen nicht nur Arbeitnehmer aus der Finanzabteilung, sondern ebenso aus dem Einkauf und dem Rechnungswesen. Dabei ist es empfehlenswert, zu Beginn Workshops anzubieten, um sich mit dem neuen System und der entsprechenden Bedienung vertraut zu machen.
3. Prozessstrukturen und Regeln aufstellen: Vor Benutzung einer digitalen Rechnungsfreigabe müssen zuvor sämtliche Freigabekriterien festgelegt und die jeweiligen Verantwortlichkeiten verteilt werden. Je detaillierte diese Regeln und Strukturen definiert sind, desto klarer und effizienter gestaltet sich am Ende auch der gesamte Freigabeprozess.
4. Kommunikation mit Externen: Eine Voraussetzung für eine funktionierende digitale Rechnungsfreigabe ist, die Rechnungen von Lieferanten elektronisch empfangen und verarbeiten zu können. Darauf muss in der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und weiteren Dritten unbedingt hingewiesen werden, damit solche Dokumente nicht verloren gehen.

 

In der Regel wird man beim Erwerb einer digitalen Rechnungsfreigabe samt Rechnungsmanagement-System auf die wichtigsten Umsetzungskriterien und eventuell auftauchenden Hürden hingewiesen und erhält Tipps für eine erfolgreiche Einführung.

Fazit

Heutzutage gibt es viele digitale Lösungen, die einem Unternehmen sowohl viele Vorteile als auch Erleichterungen bringen. Gerade auf die Finanzabteilung bezogen, bietet sich hierbei die digitale Rechnungsfreigabe an. Diese Prozessoptimierung ist an eine Rechnungsmanagement-Lösung gebunden und führt unter anderem zu Kosten- und Zeitersparnissen, einer Reduzierung der Fehleranfälligkeit und zu einer verbesserten Transparenz. All diese Vorteile, und sogar noch mehr, unterstützen die Buchhaltung und führen zu einer effizienteren und vollständigen Rechnungsfreigabe.