Einsteigerhandbuch für elektronische Signaturen

Zu Beginn lohnt es sich zu sagen, was eine elektronische Signatur überhaupt ist. Denn wir können nicht von der elektronischen Signatur sprechen, wenn wir meinen, ein grafisches Zeichen mit unserem Signaturbild zu erstellen und dem Dokument hinzuzufügen.

Die elektronische Signatur ist ein Werkzeug, welches es möglich macht, das Dokument mit der Unterschrift selbst zu verknüpfen und damit unsere Identität zu bestätigen. Die elektronische Unterschrift enthält identifizierende Daten. Es gibt auch eine qualifizierte elektronische Signatur, die von verschiedenen qualifizierten Stellen verifiziert und ausgestellt wird. Für die Erstellung einer qualifizierten Unterschrift wird ein spezielles Gerät oder einer Anwendung benötigt.

Es wird immer noch angenommen, dass eine handgeschriebene Unterschrift auf einem Papierdokument am zuverlässigsten ist. Was natürlich richtig ist, aber heutzutage stellt ein solches Vorgehen nicht die perfekte Lösung dar und Papier selbst wird immer weniger verwendet. Schließlich handelt es sich bei einer handgeschriebenen Unterschrift lediglich um ein grafisches Zeichen, das leicht gefälscht werden kann, insbesondere wenn wir einen Scan oder eine andere digitale Form des Dokuments verwenden oder erstellen. Wichtig ist, dass eine elektronische Signatur über die sogenannte volle Rechtskraft verfügt und einer handgeschriebenen Unterschrift in Beweiskraft nicht nachlässt. Daher ist es eine hervorragende Alternative für die Bestätigung von Dokumenten, den Zeitpunkt der Unterzeichnung und die Aufrechterhaltung ihrer Integrität und zusätzliche Sicherheit gegen mögliche Änderungen.

Ist eine elektronische Signatur sicher?

Die elektronische Unterschrift ist mittlerweile eine sichere und weit verbreitete Lösung, sodass wir grundsätzlich problemlos mit dem Amt, der Finanzverwaltung oder anderen Behörden und Unternehmen in Kontakt treten und unsere Angelegenheiten erledigen können. Mit aktuellem Stand gibt es immer mehr Privatpersonen und Unternehmen, die die Realisierung von Angelegenheiten in der öffentlichen Verwaltung direkt von Computer aus erledigen. Mit der Zeit werden es immer mehr Menschen, die in der elektronischen Unterschrift die Zukunft erkennen. Auch in der Zeit der aktuellen Pandemie, wo die digitale Form und die Möglichkeit, Aufgaben zu Hause vom eigenen Computer aus zu erledigen, so wertvoll ist.

Zunehmend werden die Signaturen selbst oder Elemente davon auch im geschäftlichen Bereich eingesetzt.

Ein Unternehmen mit einer elektronischen Signatur zu führen, ist viel einfacher und spart viel Zeit, die früher für Besuche im Büro, das Stehen in Warteschlangen und das manuelle Ausfüllen von Anträgen und Dokumenten aufgewendet wurde. Unser Recht ist voll auf die Digitalisierung vorbereitet, die Gesamtheit wird durch die Bestimmungen der eIDAS-Verordnung, die am 1. Juli 2016 in Kraft trat und die Vertrauensdienste und elektronische Identifizierung in Deutschland und der Europäischen Union umsetzt, regelt und schützt.

 

Wann sollte man eine elektronische Signatur verwenden?

Die Verwendung einer elektronischen Unterschrift mach in sehr vielen Fällen Sinn. Zum Beispiel sind wir bereits darauf eingegangen, dass es für Privatpersonen sinnvoll erscheint, wenn sie Anträge online ausfüllen und versetzt mit einer elektronischen Unterschrift, direkt an die zuständige Behörde weiterleiten können. Darüber hinaus können sowohl Privat- als auch Geschäftskunden einen cloudbasierten Anbieter für E-Signaturen nutzen, um die Arbeitsabläufe sowie die alltäglichen Aufgaben einfach zu optimieren und zu verbessern. Das heißt, wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, müssen Sie nicht ständig eine handgeschriebene Unterschrift setzen und längere Zeit auf Ihre Kunden oder Geschäftspartner warten, um eine Unterschrift zu erhalten. Sie laden Ihre Kunden oder Geschäftspartner einfach zum Abgeben der E-Signatur per E-Mail ein und diese können von jedem Ort der Welt, die digitalen Dokumente einsehen und eine elektronische Unterschrift setzen. Somit verbessern Sie die Arbeitsqualität und schaffen es viel effizienter zu arbeiten. Außerdem verbessern Sie Ihr alltägliches Leben, wenn Sie auf eine elektronische Unterschrift setzen. Schließlich müssen Sie nie wieder das Haus verlassen, um zur Poststelle zu fahren und die ausgedruckten und unterschriebenen Dokumente abzuschicken. Sie benötigen nur Ihren Computer, Tablet oder Smartphone und das Gerät muss mit dem Internet verbunden sein. Schon können Sie die Unterschrift abgeben und sich anderen wichtigen alltäglichen Dingen widmen. Im weiteren Verlauf gehen wir detaillierter auf den Ablauf der Unterschriftabgabe ein.

 

Wie wird eine elektronische Unterschrift abgegeben?

Wenn Sie noch nie zuvor mit einer elektronischen Unterschrift in Kontakt geraten sind, werden Sie sich höchstwahrscheinlich die Frage stellen, wie eine elektronische Unterschrift abgegeben wird? An dieser Stelle können wir Ihnen sagen, dass Sie kein technisches Know-how benötigen, um eine E-Signatur erstellen zu können. Die technische Arbeit übernimmt für Sie ein cloudbasierter Dienstleister für elektronische Unterschriften. Sobald Sie sich für einen bestimmten Anbieter entschieden haben, müssen Sie ein Abonnement auswählen. Meistens können Sie zwischen mehreren Optionen wählen, die sich entweder an Privatpersonen, Geschäftskunden oder einfach nur häufige Anwender richten. Sie müssen für sich die Entscheidung treffen, ob Sie eine E-Signatur häufig setzen werden oder nur als Privatperson agieren, die ab und zu eine elektronische Unterschrift erstellen möchte, um seine Identität im Internet bestätigen zu können.

Nachdem Sie sich für ein bestimmtes Abonnement entschieden haben, können Sie schon mit der Arbeit beginnen. Sie erstellen und laden ihre elektronische Unterschrift hoch und lassen dich von den Mitarbeitern mit Ihrer echten Unterschrift von dem Ausweisdokument abgleichen. Dazu müssen Sie in der Regel eine Kopie von Ihrem Personalausweis einschicken. Dieser Vorgang dauert nicht lange, denn heutzutage können Sie Ihrem Ausweis ganz bequem mit Ihrem Smartphone einscannen und direkt per E-Mail weiterleiten. Sobald Sie sich mit Ihrer Unterschrift verifiziert haben, sind Sie dazu berechtigt, sich mit dieser Unterschrift identifizieren zu lassen. Die E-Signatur verfügt in der Regel über den sogenannten Zeitstempel und dieser sorgt dafür, dass Ihre Geschäftskunden oder Vertragspartner einsehen können, wann die Unterschrift von Ihnen abgegeben wurde.

Sollte Sie in einem Unternehmen arbeiten, können Sie die zu unterzeichnenden Unterlagen hochladen und anschließend Vertragskunden per E-Mail für die E-Unterzeichnung einladen. Auf diese Weise können Sie bestimmen in welcher Reihenfolge die Unterschriften abgegeben werden sollen und Sie können in Echtzeit nachverfolgen, wer die E-Signatur abgegeben hat und wer noch nicht.

 

Fazit

Wenn Sie Ihren privaten oder beruflichen Alltag verbessern, effektiver arbeiten und stressfrei den Tag verbringen möchten – sollten Sie auf eine E-Signatur setzen. Diese moderne Lösung, die bereits seit vielen Jahren existiert, ist jetzt so präsent wie wahrscheinlich nie zuvor. Wenn uns die Coronavirus-Pandemie etwas gelehrt hat, dann ist es wahrscheinlich die Tatsache, dass wir in Deutschland die Digitalisierung verbessern müssen. Schließlich nutzen wir fast alle Smartphones oder Tablets und sind immer noch nicht so effizient, wie manch andere Länder. Die elektronische Unterschrift gehört unweigerlich zur Digitalisierung dazu und verbessert erheblich nicht nur den privaten Alltag, sondern bringt Effizienz und Ruhe in den Arbeitsalltag.

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