Geschäftsprozesse visualisieren und optimieren

Unternehmen nutzen zunehmend Pro­gramme zur Visu­al­isierung von Geschäfts- und Arbeit­sprozessen, um kom­plexe Struk­turen zu reduzieren und effizien­ter zu arbeit­en.

Den Überblick über Geschäfts- und Arbeit­sprozesse inner­halb eines Unternehmens zu behal­ten, kann sich als äußerst schwierig her­ausstellen. Zwis­chen Team­leit­ern, Mitar­beit­ern, Abteilun­gen und Entschei­dungsträgern herrscht eine kom­plexe Arbeitsstruk­tur, die als Ele­mente von Organ­i­sa­tion­sein­heit­en selb­st kom­plizierten Arbeit­sprozessen unter­liegen. Die Prozesse zu opti­mieren oder exter­nen und inter­nen Per­so­n­en näherzubrin­gen, ist ein schwieriges Unter­fan­gen. Erle­ichterung ver­schaf­fen Pro­gramme zur Visu­al­isierung der Abläufe, um einen rei­bungslosen Arbeit­sall­t­ag herzustellen. Das gilt nicht nur für Vorgänge zwis­chen Per­son­al, son­dern ist auch auf tech­nis­che Abläufe oder auf Trans­port und Logis­tik über­trag­bar.

Komplexe Systeme nehmen zu

Mit Zunahme der glob­al­isierten und vor allem der dig­i­tal­isierten Welt steigt die Kom­plex­ität der Organ­i­sa­tion inner­halb der Unternehmen. Mehr Dat­en, kürzere Kom­mu­nika­tion­swege und höher­er Input und Out­put von Infor­ma­tio­nen erfordern Instru­mente, um Vorgänge sin­nvoll zu struk­turi­eren, sodass die tägliche Arbeit effizient gestal­tet wer­den kann. Eines der nüt­zlich­sten Tools ist Soft­ware zur Erstel­lung von Fluss­di­a­gram­men und Mindmaps, mit denen mod­ell­haft Prozesse dargestellt wer­den kön­nen. Sie erlauben die Reduk­tion kom­plex­er Sys­teme auf ele­mentare Bestandteile von Per­son­al, Kom­mu­nika­tion, Arbeitss­chrit­ten und Hier­ar­chien, sodass Prozesse zunächst ver­mit­telt und daraufhin opti­miert wer­den kön­nen.

Die Arbeitswelt ändert sich im Eiltempo

Wichtig sind nicht mehr geleis­tete Arbeitsstun­den, son­dern geleis­tete Arbeit an sich sowie die schnelle Umset­zung gefordert­er Ergeb­nisse. Deshalb ist Prozes­sop­ti­mierung wichtiger denn je. Sind alle Mitar­beit­er ver­schieden­er Abteilun­gen sowie Team­leit­er gut miteinan­der ver­net­zt, Arbeit­sprozesse und Ver­ant­wortlichkeit­en klar verteilt, ver­laufen Pro­jek­te erfol­gre­ich. Pro­gramme, mit der eine Mindmap online in kurz­er Zeit erstellt und mit Mitar­beit­ern geteilt wer­den kann, ermöglichen einen rei­bungslosen Ablauf. Die Erstel­lung ein­er dig­i­tal­en Mindmap ist schnell und selb­sterk­lärend und ermöglicht es, Verbesserun­gen und Vorschläge mit weni­gen Klicks zu übernehmen.

Intuitive Erstellung und klare Darstellung

Zur Visu­al­isierung ver­schieden­er Prozesse sind ein­deutige Sym­bole erforder­lich, um Abläufe über­sichtlich und klar struk­turi­ert darzustellen. Ele­mente des Unternehmens kön­nen mit Pfeilen in Beziehung geset­zt wer­den. Das kann die Kom­mu­nika­tion zwis­chen Mitar­beit­ern sein, der Waren­verkehr zwis­chen zwei Stan­dorten oder die Kon­takt zwis­chen Unternehmen und Kun­den. Je nach Unternehmensstruk­tur kön­nen Zuständigkeit­en zugeteilt, Ver­ant­wortlichkeit­en verdeut­licht oder Arbeitss­chritte ver­ständlich gemacht wer­den. Die Instru­mente erlauben das Ver­schieben der unter­schiedlichen Ele­mente und Anpas­sun­gen in den Kom­mu­nika­tion­swe­gen inner­halb der Mindmap, sodass jed­erzeit Verbesserun­gen über­nom­men wer­den kön­nen. Das ermöglicht eine schnelle Ein­bindung des Feed­backs von Mitar­beit­ern und damit eine effiziente Darstel­lung der Sachver­halte im Unternehmen.

Von der Theorie in die Praxis

Die spez­i­fis­chen Ziele ein­er Opti­mierung von Geschäft­sprozessen kön­nen vielfältig sein. Pro­duk­tion­skosten ver­ringern, Abläufe verbessern, Ressourcen eins­paren oder Kom­mu­nika­tion verbessern. Das Opti­mieren sollte jedoch nicht als ein­ma­liges Pro­jekt ver­standen wer­den, son­dern eben­falls als Prozess, der stetig vor­angetrieben wer­den muss. Dazu müssen die Prozesse in der The­o­rie durch­dacht und verbessert, allen Mitar­beit­er ver­ständlich und trans­par­ent dargelegt und schließlich umge­set­zt wer­den. Dazu ist der Input viel­er Infor­ma­tio­nen nötig, sodass die Prozesse sicht­bar wer­den und eine effiziente Analyse stat­tfind­en kann, um Kosten niedrig zu hal­ten, Abläufe zu verkürzen und ressourcenscho­nend zu arbeit­en. Das ver­schafft Unternehmen einen Wet­tbe­werb­svorteil, der nur bei fort­laufend­er Opti­mierung beste­hen bleibt. Unternehmen, die langfristig Erfolge feiern wollen, kom­men um das The­ma der Geschäft­sop­ti­mierung nicht herum. Denn die Konkur­renz schläft nicht.