Geschäftsprozesse visualisieren und optimieren

Unternehmen nutzen zunehmend Programme zur Visualisierung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen, um komplexe Strukturen zu reduzieren und effizienter zu arbeiten.

Den Überblick über Geschäfts- und Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens zu behalten, kann sich als äußerst schwierig herausstellen. Zwischen Teamleitern, Mitarbeitern, Abteilungen und Entscheidungsträgern herrscht eine komplexe Arbeitsstruktur, die als Elemente von Organisationseinheiten selbst komplizierten Arbeitsprozessen unterliegen. Die Prozesse zu optimieren oder externen und internen Personen näherzubringen, ist ein schwieriges Unterfangen. Erleichterung verschaffen Programme zur Visualisierung der Abläufe, um einen reibungslosen Arbeitsalltag herzustellen. Das gilt nicht nur für Vorgänge zwischen Personal, sondern ist auch auf technische Abläufe oder auf Transport und Logistik übertragbar.

Komplexe Systeme nehmen zu

Mit Zunahme der globalisierten und vor allem der digitalisierten Welt steigt die Komplexität der Organisation innerhalb der Unternehmen. Mehr Daten, kürzere Kommunikationswege und höherer Input und Output von Informationen erfordern Instrumente, um Vorgänge sinnvoll zu strukturieren, sodass die tägliche Arbeit effizient gestaltet werden kann. Eines der nützlichsten Tools ist Software zur Erstellung von Flussdiagrammen und Mindmaps, mit denen modellhaft Prozesse dargestellt werden können. Sie erlauben die Reduktion komplexer Systeme auf elementare Bestandteile von Personal, Kommunikation, Arbeitsschritten und Hierarchien, sodass Prozesse zunächst vermittelt und daraufhin optimiert werden können.

Die Arbeitswelt ändert sich im Eiltempo

Wichtig sind nicht mehr geleistete Arbeitsstunden, sondern geleistete Arbeit an sich sowie die schnelle Umsetzung geforderter Ergebnisse. Deshalb ist Prozessoptimierung wichtiger denn je. Sind alle Mitarbeiter verschiedener Abteilungen sowie Teamleiter gut miteinander vernetzt, Arbeitsprozesse und Verantwortlichkeiten klar verteilt, verlaufen Projekte erfolgreich. Programme, mit der eine Mindmap online in kurzer Zeit erstellt und mit Mitarbeitern geteilt werden kann, ermöglichen einen reibungslosen Ablauf. Die Erstellung einer digitalen Mindmap ist schnell und selbsterklärend und ermöglicht es, Verbesserungen und Vorschläge mit wenigen Klicks zu übernehmen.

Intuitive Erstellung und klare Darstellung

Zur Visualisierung verschiedener Prozesse sind eindeutige Symbole erforderlich, um Abläufe übersichtlich und klar strukturiert darzustellen. Elemente des Unternehmens können mit Pfeilen in Beziehung gesetzt werden. Das kann die Kommunikation zwischen Mitarbeitern sein, der Warenverkehr zwischen zwei Standorten oder die Kontakt zwischen Unternehmen und Kunden. Je nach Unternehmensstruktur können Zuständigkeiten zugeteilt, Verantwortlichkeiten verdeutlicht oder Arbeitsschritte verständlich gemacht werden. Die Instrumente erlauben das Verschieben der unterschiedlichen Elemente und Anpassungen in den Kommunikationswegen innerhalb der Mindmap, sodass jederzeit Verbesserungen übernommen werden können. Das ermöglicht eine schnelle Einbindung des Feedbacks von Mitarbeitern und damit eine effiziente Darstellung der Sachverhalte im Unternehmen.

Von der Theorie in die Praxis

Die spezifischen Ziele einer Optimierung von Geschäftsprozessen können vielfältig sein. Produktionskosten verringern, Abläufe verbessern, Ressourcen einsparen oder Kommunikation verbessern. Das Optimieren sollte jedoch nicht als einmaliges Projekt verstanden werden, sondern ebenfalls als Prozess, der stetig vorangetrieben werden muss. Dazu müssen die Prozesse in der Theorie durchdacht und verbessert, allen Mitarbeiter verständlich und transparent dargelegt und schließlich umgesetzt werden. Dazu ist der Input vieler Informationen nötig, sodass die Prozesse sichtbar werden und eine effiziente Analyse stattfinden kann, um Kosten niedrig zu halten, Abläufe zu verkürzen und ressourcenschonend zu arbeiten. Das verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, der nur bei fortlaufender Optimierung bestehen bleibt. Unternehmen, die langfristig Erfolge feiern wollen, kommen um das Thema der Geschäftsoptimierung nicht herum. Denn die Konkurrenz schläft nicht.